La digitalización de documentos es el proceso mediante el cual se toman todos los documentos relevantes de una empresa que se encuentran en formato físico -generalmente papel- y se los escanea uno a uno para almacenarlos en forma digital.
Si bien no se trata de un proceso complejo, existen una serie de pasos a seguir si lo que se desea es obtener un resultado óptimo en el menor tiempo posible.
Por suerte, ninguna empresa está obligada a transitar este proceso por su cuenta. Hay muchas empresas, como LEFASOC, que ponen a disposición de las coun amplio equipo de profesionales especializados en todo lo referente a la digitalización de documentos, para que cualquier empresa pueda ponerse en contacto con un simple click recibiendo así asistencia personalizada y de calidad para darle a su documentación el mayor de los cuidados.
Pasos previos a la digitalización de documentos
En primer lugar, siempre se debe elaborar un documento claro y detallado en el cual se listen uno a uno todos los criterios que se van a emplear a la hora llevar a cabo la digitalización de documentos.
Luego, y aunque suene obvio, llega el momento de juntar todos los documentos que van a ser digitalizados, asegurándose de que ninguno es olvidado.
Este es el momento, además, de llevar a cabo un filtro selectivo y descartar aquella documentación vencida o irrelevante, cuya digitalización solo supondría un gasto innecesario de tiempo y recursos.
Una vez hecha la selección de los documentos a digitalizar, el siguiente paso es catalogarlos: se debe incluir en cada documento una descripción archivística en la cual se detallen aspectos como su contenido, su estado de validez, si cuenta con alguna restricción legal a la hora de ser accedido, propietario, fecha de creación, etc.
Este proceso de catalogación es fundamental, puesto que, para aprovechar al máximo la alta disponibilidad de la información que la digitalización de documentos ofrece, es necesario contar con todos estos datos para posteriormente crear los índices y carpetas que permitirán hallar cualquier archivo en pocos segundos, recurriendo a simples palabras claves o fechas.
Acercándonos más al momento de la propia digitalización, llega el momento de revisar los documentos y verificar que no haya alteraciones que impidan el óptimo desarrollo de la etapa de escaneo. Esto incluye desde grapas y gomas hasta manchas de pegamento, cintas, manchas y roturas.
A su vez, hay que asegurarse de que todos los documentos se encuentran correctamente ordenados, y que no hay hojas traspapeladas o en la ubicación errónea.
Este es el momento, también, de asegurarse de que no haya ningún documento duplicado que pueda, al igual que en el primer paso, consumir tiempo y recursos del proceso de digitalización de documentos.
El último paso previo a la digitalización es adaptar el entorno para garantizar la mejor experiencia de escaneo posible. Se deben calibrar tanto el escáner como el monitor, proveer de buena iluminación a la habitación y evitar que haya mucha circulación de gente. De esta manera, el márgen de error para el proceso se reduce al mínimo posible.
Una vez hecho todo esto, recién ahí llega el momento de proceder a escanear, con cuidado y paciencia, todos y cada uno de los documentos ya seleccionados y preparados.
Cómo asegurar que se ha realizado una óptima digitalización de documentos
Tras realizar el escaneo de todos los documentos, el siguiente paso es, como siempre, comprobar que todo haya salido bien.
Se debe prestar atención a que el número de archivos coincida con el de documentos escaneados, así como que todas las páginas puedan leerse correctamente y que se encuentren en el orden correcto.
Como ya se adelantó antes, llegó el momento de crear todos los ficheros e índices correspondientes, siguiendo la información provista en las descripciones archivísticas elaboradas en la etapa previa.
Estos índices serán fundamentales para garantizar una óptima experiencia de usuario para todos los agentes de la empresa, puesto que son los que le permitirán navegar entre archivos y dar con la información que requieren en pocos clicks.
Llegando ya al final del proceso, es indispensable que las empresas provean a sus documentos digitalizados de una marca de agua, para elevar los estándares de seguridad e integridad de cada archivo.
Dicha marca de agua, ubicada en un lugar fácil de ver, debe explicitar el nombre de la institución en la que se almacenan todos los datos originales.
Por último, una vez que todo esto ya se ha hecho de manera exitosa, es el momento de trasladar todos los archivos al soporte de almacenamiento deseado. Éste puede ser tanto en formato físico como íntegramente en la nube, según la empresa prefiera.
En dicho soporte, los archivos serán distribuidos en carpetas según sus descripciones y características. Una vez que esto esté hecho, el proceso de digitalización de documentos habrá finalizado.
